proyekbisnis.web.id - Teknologi Cloud dan AI Membantu Perusahaan Masonry Mempercepat Pembayaran
last Update2024-09-12 12:30:00
Ketika Matt Andersen mengakhiri masa kerja akuntan publik selama 20 tahun dan bergabung dengan klien Superior Masonry Unlimited sebagai CFO pada tahun 2022, hal pertama yang harus dilakukan adalah memodernisasi sistem akuntansi kontraktor khusus tersebut. Usaha ini akan menggunakan Sage Intacct berbasis cloud yang terintegrasi dengan Stampli, pemroses hutang akun kecerdasan buatan,
“Kami memiliki sistem akuntansi yang dihosting di lokasi, di server,” kata Andersen. Seperti banyak kontraktor khusus, Fort Mill, SC, perangkat lunak di lokasi perusahaan tidak memiliki konektivitas antarmuka pemrograman aplikasi (API) dan perangkat lunak manajemen lapangan tidak menjadi masalah. Andersen melihat masalah korupsi perangkat lunak pada tahun 2022 sebagai peluang sempurna untuk meningkatkan sistem. “Mari kita lihat teknologi yang ada, dan mari kita bangun sesuatu yang akan membantu kita menjadi perusahaan yang kita inginkan,” ujarnya.
Andersen menginginkan perangkat lunak akuntansi dengan API terbuka yang memungkinkan Superior mengintegrasikan departemen estimasi dan prakonstruksi dengan manajemen proyek sehingga tawaran dan estimasi dapat mengalir di antara keduanya. Hal yang juga umum terjadi pada perusahaan khusus, faktur kertas menumpuk di Superior. “Masalah besar yang dihadapi perusahaan ini, dan saya tahu juga dengan perusahaan lain, adalah pemrosesan utang usaha,” katanya. “Itu kertas yang sangat banyak.”
Otomatisasi utang usaha tertanam ke dalam API yang terhubung ke platform akuntansi dan manajemen konstruksi Superior yang merupakan “hasil yang mudah dipetik,” kata Andersen.
Pikirkan kembali prosesnya
Procore adalah platform manajemen konstruksi unggul yang digunakan tim akuntansi, bersama dengan Sage Intacct berbasis cloud, untuk memberikan akses kepada karyawan lapangan ke pesanan pembelian, rencana, dan alat komunikasi. Namun mereka masih memerlukan alat yang memungkinkan utang usaha mengotomatiskan sebagian besar faktur kertas mereka, jelas Andersen.
“Kami mulai mengevaluasi platform otomasi AP dan, setelah sekitar tiga bulan melakukan penelitian, kami menemukan Stampli,” katanya, mencatat diskusi dengan para pakar perusahaan “tentang cara menggunakan AI untuk mempercepat proses.”
Andersen mengatakan Stampli hampir menggunakan AI untuk menjalankan seluruh proses utang usaha yang unggul, mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian. “Ini bukan hal yang sulit bagi kami,” katanya, seraya mencatat bahwa tugas yang biasanya memerlukan “usaha sekitar 40 jam seminggu” kini telah dikurangi menjadi sekitar empat jam dengan menggunakan Stampli AI.
Perangkat lunak Stampli menangkap data faktur secara digital menggunakan pengenalan karakter optik dan model bahasa besar yang memungkinkan pelanggan seperti Superior memasukkan data proyek seperti faktur dan nomor pesanan pembelian—memungkinkan AI untuk mencocokkan secara otomatis.
Andersen mengatakan Superior tidak lagi memandang sistem utang usahanya terpisah dari manajemen konstruksi atau sistem akuntansinya. Menghubungkan lebih banyak sistem adalah masa depan perusahaan, jelasnya. “Kita membangun perusahaan ini, bukan seperti sekarang, tapi seperti yang akan terjadi di masa depan,” ujarnya. “Mungkin kita sudah melangkah lebih jauh dari yang seharusnya, tapi itulah pola pikir yang kita miliki – mari kita selesaikan masalah ini sebelum menjadi masalah.”
Menggunakan Sage Intacct berbasis cloud memberikan fleksibilitas unggul sehingga manajer proyek dapat memanggil informasi dan melihat hasil yang relevan serta mengubah pesanan dalam platform Procore.
Kontraktor khusus memiliki semua alat yang mereka perlukan di lapangan untuk beroperasi dari ponsel pintar mereka. Langkah selanjutnya adalah menerapkan sistem manajemen hubungan pelanggan, kata Andersen.
“Langkah terakhir yang akan kita lakukan saat ini adalah melihat proses prakonstruksinya,” ujarnya. “Bagaimana kita akan melakukan lepas landas dan estimasi, dan bagaimana kita akan mengintegrasikannya ke dalam Procore, karena [it] apa pusat bagi kita yang menyalurkan semua informasi kembali ke Intacct?”
Andersen mengatakan tujuannya adalah “satu sumber kebenaran dalam sistem yang akan memberikan data yang Anda butuhkan.”
Terima kasih telah mengunjungi proyekbisnis.web.id.
